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Die übergeordnete Zielstellung
Schon 2019, also vor der Pandemie, hatten wir das Ziel formuliert, die Prozesse zu digitalisieren, die bei uns im Haus noch in Papierform ablaufen. Dabei hatten wir uns zunächst einmal voll und ganz auf den Rechnungsdurchlauf konzentriert und uns zu diesem Zeitpunkt, unabhängig von der GAP und immotion®, nach entsprechenden Lösungen am Markt umgeschaut.
Die Entscheidung für die Lösung
Wir hatten uns bereits zwei Lösungen für den Rechnungsdurchlauf konkret angeschaut. Über den bestehenden Austausch mit der GAP haben wir dann zu diesem Zeitpunkt erfahren, dass der Workflow REB in immotion® implementiert werden soll. Nach dem wir die erste Demo gesehen hatten, war die Entscheidung schnell gefallen. Wir haben erkannt, dass sich mit dieser Art Workflow noch viel mehr Unternehmensprozesse abbilden lassen und sich durch das voll integrierte Lösungsangebot die Frage nach möglichen Schnittstellen für uns erübrigt.
Die Pilotphase und Zusammenarbeit
Auf Grundlage eines ersten Entwurfs haben wir in einem gemeinsamen Workshop bei uns im Haus zunächst die konkreten Abläufe im Rechnungsdurchlauf visualisiert, um daraus die konkreten Anforderungen zu erheben. Im weiteren Verlauf sind wir dann in eine 14-tägige Iterationsschleife übergegangen. Durch den regelmäßigen Austausch konnten sehr schnell, sehr konkrete Verbesserungen durch das Hinzufügen von Informationen oder Validierungen erreicht werden. Somit konnten wir bereits wenige Wochen später die erste Dummy-Rechnung mit dem Workflow bearbeiten und kurz darauf startete der Workflow mit der Bearbeitung der ersten realen Rechnungen in unserem Unternehmen. Immer in enger Zusammenarbeit mit der GAP.
Die Implementierung der Lösung
Einige Kolleginnen und Kollegen waren direkt während des Entwicklungsprozesses ein-gebunden, andere wurden etwas später grundlegend geschult. Man kann aber konstatieren, dass sich die Veränderung eines solchen Prozesses vor allem durch das „reale Tun“ verfestigt. Kurz nach Jahreswechsel sind wir dann sehr schnell mit dem Produktivsystem in eine hybride Übergangsphase gestartet und seit Ende Februar laufen bei uns im Haus alle Rechnungen durch den „Workflow REB“.
Der immotion® Workflow REB
Ich selbst, aber auch meine Kolleginnen und Kollegen, sind sehr überzeugt von der Lösung. Der Spagat, einen schnell implementierbaren Workflow mit individualisierbaren Parametern bereitzustellen, ist sehr gut gelungen. Für mich ist es eine sehr gut gelungene Integration mit hoher Flexibilität.
Der alltägliche Workflow
Auch ohne konkretes Nachmessen konnten wir sehr schnell wesentliche Vorteile feststellen. Die Finanzbuchhaltung hat insgesamt eine wirklich enorme Entlastung erfahren, da für die Kolleginnen und Kollegen nun mitunter ganze Arbeitsschritte entfallen. Der gesamte Rechnungsprozess hat sich wesentlich beschleunigt, aber auch die Qualität der Buchung an sich hat durch die automatische Validierung zugenommen. Hier konnten wir auch bei langjährigen Mitarbeitenden eine Lernkurve beobachten.