Mit dem Service-Portal und der damit verbundenen Mitarbeiter-App erhalten Sie eine Ergänzung zur integrierten Vorgangsbearbeitung in immotion®.

Interne Aufträge werden den Mitarbeitenden direkt vor Ort zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeitenden haben direkten Zugriff auf relevante Mieterdaten in der Anlage und können vor Ort auf Hauseingänge, Etagen oder Gebäude filtern. Vor Ort entdeckte Mängel können über die App in immotion® erfasst werden. Klemmbrett und Notizzettel entfallen. Alle vor Ort aufgenommenen Informationen fließen direkt in Vorgangsbearbeitung von immotion® ein. Vor Ort durchgeführte Arbeiten können direkt protokolliert werden.

Das Modul „CRM Vorgangsbearbeitung“ bildet die Voraussetzung für den Einsatz des „Service-Portals“ sowie der „Mitarbeiter-App“ und kann auch losgelöst von den neuen Kommunikationswegen für alle Anfragen zentral (inkl. Wiedervorlagetermin, angebundener Korrespondenz und Aktivitäten) für die Bearbeitung genutzt werden.


Während der Online-Veranstaltungen informieren wir Sie über den Leistungsumfang und führen Sie live durch das System. Um an den Terminen teilnehmen zu können, benötigen Sie lediglich eine E-Mail Adresse zum Erhalt der Zugangsdaten, eine Internetverbindung sowie den Lautsprecher Ihres Monitors.

Weitere Webinare sind aktuell in der Planung und werden in Kürze auf der Webseite sowie in unserem Newsletter veröffentlicht.

Sie haben noch Fragen? Eventuell werden diese in unseren FAQs Webinare bereits beantwortet. Darüber hinaus steht Ihnen unser Ansprechpartner gern zur Verfügung.

Welche Webinare angeboten werden und wie diese inhaltlich aufgebaut sind, erfahren Sie hier:

Heben Sie Ihren digitalen Vermietungsprozess auf das nächste Level. Wickeln Sie alle Vorgänge schnell, digital und integriert ab. 

Das erwartet Sie:

  • Mehrstufiges Bewerbungsverfahren mit digitaler Datenvervollständigung
  • Dokumentenupload-Funktion durch die Interessenten
  • Exposés schnell und einfach in allen Portalen und auf Ihrer eigenen Homepage inserieren
  • Vollständig digitale Terminvereinbarung mit Kundenrückmeldungsfunktion
  • Schnelle und einfache Erstellung von umfangreichen Auswertungen
  • Integration von unterschiedlichen Bonitätsauskunftsservices (SCHUFA, Creditreform, Crif)
  • und vieles mehr …

Mit der Vorgangsbearbeitung steht ein Modul für ein umfassendes Customer-Relation-Management-System zur Verfügung, um die Betreuung und Bindung der Mieter und Mitglieder durch das Wohnungsunternehmen zu verstärken. Anliegen der Gesprächsteilnehmer werden dabei, je nach Sachverhalt, direkt einem Interessenten, Mieter, Kreditor oder Mitglied als Vorgang zugeordnet und bis zum Abschluss transparent dokumentiert. Der Anwender kann durch standardisierbare Vorgangstypen, Gesprächsleitfäden und zugewiesene Aufgabenträger bei der Abwicklung unterstützt werden. Die Vorgangsbearbeitung bildet die Voraussetzung für die Nutzung des Mieterportals.

Mit dem Service-Portal und der damit verbundenen Mitarbeiter-App erhalten Sie eine Ergänzung zur integrierten Vorgangsbearbeitung in immotion®. Interne Aufträge werden den Mitarbeitenden direkt vor Ort zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeitenden haben direkten Zugriff auf relevante Mieterdaten in der Anlage und können an Ort und Stelle auf Hauseingänge, Etagen oder Gebäude filtern. Entdeckte Mängel können über die App in immotion® erfasst werden. Klemmbrett und Notizzettel entfallen. Alle vor Ort aufgenommenen Informationen und durchgeführte Arbeiten fließen direkt in die Vorgangsbearbeitung von immotion® ein und können direkt protokolliert werden.

Das Modul „CRM Vorgangsbearbeitung“ bildet die Voraussetzung für den Einsatz des „Service-Portals“ sowie der „Mitarbeiter-App“ und kann auch losgelöst von den neuen Kommunikationswegen für alle Anfragen zentral (inkl. Wiedervorlagetermin, angebundener Korrespondenz und Aktivitäten) für die Bearbeitung genutzt werden.

Innerhalb der „CRM Vorgangsbearbeitung“ von immotion® können die Meldungen bearbeitet, weitergeleitet sowie bei Mangelmeldung ebenfalls beauftragt werden. Die Aktivitäten werden automatisiert erfasst und können bei Bedarf an den Mieter für eine Statuseinsicht übergeben werden (z.B. „Handwerker Meyer wurde soeben beauftragt und meldet sich in Kürze zur Terminkoordination“).

Im Zuge der Verknüpfung der „CRM Vorgangsbearbeitung“ von immotion® (für die interne Bearbeitung von Anfragen) mit dem „Service-Portal“ und der „Mitarbeiter-App“ entsteht ein moderner Kommunikationsaustausch, welcher aufgrund der zentralen Hinterlegung innerhalb Ihres ERP-Systems für eine optimale Auskunftsfähigkeit für intern und extern sorgt.

Zielgruppe: Wohnungsunternehmen, die sich für den Ausbau der bisherigen Kommunikationswege mit ihren Mitarbeitern interessieren.

Die GAP-Group ist Teil der Aareon Gruppe. Profitieren Sie von der Integration von immotion® in das digitale Ökosystem Aareon Smart World und nutzen Sie eine Vielzahl weiterer digitaler Lösungen rund um Ihre Prozesse mit Kunden, Geschäftspartner sowie technischer Geräteausstattung in Wohnungen und Gebäuden.

Die Digitalisierung der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft schreitet in großen Schritten voran. Immer häufiger erwarten Mieter und Interessenten von ihren Wohnungsunternehmen digitale Services, ganz so wie sie es aus anderen Bereichen des täglichen Lebens kennen. Mit zeit- und ortunabhängigem Zugriff, mit schneller Bearbeitungszeit ihrer Anliegen und Einblick in alle Informationen, die das Mietverhältnis betreffen. 

Ein Mieterportal ist das Herzstück des modernen Mieterservice. Moderne und direkte Kommunikation mit den Mietern, effizientere Prozessabläufe und Vernetzung verschiedener Dienstleistungen rund um das Mietverhältnis – alles in einem Portal.


In unserem Webinar "Rechnungsbearbeitung mit dem Workflow REB" powered by JobRouter stellen wir Ihnen den Einsatz des workflowgesteuerten Rechnungseingangsbuches für die schnelle Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen vor.

Durch den Workflow REB bilden Sie die aufwendige und damit kostenintensive Bearbeitung und Prüfung der Rechnungen im Posteingang, der Rechnungserfassung, rechnerischen und sachlichen Prüfung sowie deren Freigabe zur Regulierung effizienter ab. Die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens kann komplett im Workflow REB abgebildet werden, indem für jeden Benutzer ein Vorgesetzter hinterlegt wird. Dieser Vorgesetzte wird in einem Prozess dynamisch ermittelt. Dadurch ist es möglich, dem Vorgesetzten z.B. eine Rechnung eines Bearbeiters zu senden, falls diese eine bestimmte Genehmigungsgrenze überschreitet. Die geprüften Rechnungen aus dem Workflow REB können am Ende der Rechnungsbearbeitung in ein ggf. vorhandenes Archivsystem übergeben werden.

Zielgruppe: immotion® Anwender, die sich für die Einführung automatisierter Prozesse interessieren.

Starten Sie mit immotion® und einem digitalen, autarken Archiv! Mit Archiv kompakt by Aareon können Sie unabhängig vom ERP-System digitale Archive realisieren. Wir zeigen Ihnen, wie es geht. 

Sie wollen Bewerbungen von der Personalabteilung innerhalb Ihres Unternehmens weiterleiten und strukturiert ablegen? Auch bei Dokumenten rund um den Fuhrpark, bei Bauakten oder bei Belegprüfungen benötigen Sie eine zuverlässige und autarke Software-Lösung, die auch außerhalb Ihres ERP-Systems funktioniert? 

Das erwartet Sie: 

  • Einsatzmöglichkeiten von digitalen Archivsystemen
  • Wie Sie Archive auch außerhalb Ihres ERP-Systems anlegen und wie alle Mitarbeiter sowohl über Windows, als auch über einen Web-Client darauf zugreifen können.
  • Dokumente mit einem Klick finden.
  • Erfahren Sie, wie leicht es ist, Ihre abgelegten Dokumente in den Archiven wiederzufinden – ohne zum Aktenschrank oder in den Keller gehen zu müssen.
  • Flexible Archivstrukturen für vielfältigen Einsatz.
  • Wir zeigen Ihnen wie die Archivstruktur von Archiv kompakt aufgebaut ist und welche Vorteile dies für Ihren beruflichen Alltag mitbringt.
  • Aufgaben mit Dokumenten verknüpfen und das Leben für Sie und Kollegen einfacher machen.
  • Vergeben Sie automatisch und strukturiert Aufgaben an die beteiligten Personen in Ihrem Prozess. Nichts bleibt mehr liegen oder wird vergessen.
  • Die Suche nach Papierunterlagen in Akten hat ein Ende.
  • Papierbasierte Prozesse machen Ihr Unternehmen langsam. Sie sind zeitintensiv, unübersichtlich, kostenintensiv und wenig nachhaltig.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Archiv kompakt by Aareon für autarke Archive, wie zum Beispiel Personal-, Vertrags- oder Vorstandsarchive, genutzt werden kann.

In unserem Webinar "Dokumentenmanagent mit immotion® und d.3" stellen wir Ihnen eine abgestimmte Lösung für die elektronische Archivierung Ihrer Dokumente in Verbindung mit Ihrem ERP-System immotion® vor.

Die bewährte Papierablage Ihrer Dokumente in Form von Ordnern und Archivräumen/ Aktenkellern verursacht bei der Recherche von Dokumenten oft zeitaufwändiges Suchen und lange Bearbeitungszeiten. Dabei fehlt in der täglichen Bearbeitung oft die Transparenz und notwendige Zeit für die Dokumentenrecherche, sodass Mehrfachkopien von einem Dokument an verschiedenen Stellen des Unternehmens abgelegt werden.

Auf dem Weg zu einem papierarmen Büro möchten wir Ihnen mit Hilfe des Dokumentenmanagementsystems d.3 der d.velop AG Lösungswege für die tägliche Suche und Bearbeitung von Dokumenten aufzeigen.

Dabei werden wir Ihnen die Archivierung und Verschlagwortung von Dokumenten, Recherchemöglichkeiten in d.3 / immotion® sowie digitale Bearbeitungsmöglichkeiten und Weiterleitungsfunktionalitäten (Workflows) am Beispiel vorführen.

Zielgruppe: Wohnungsunternehmen, die sich für die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystem interessieren.

In unserem Webinar "Effiziente Auftragsabwicklung mit dem GAP-Handwerkerportal" stellen wir Ihnen den Einsatz des Add-Ons „GAP-Handwerkerportals“ für die schnelle Abwicklung von Aufträgen der Kleininstandhaltung vor.

Mit Hilfe der webbasierten Lösung kann das Massengeschäft der laufenden Instandhaltung optimiert werden.  Durch Workflows können somit in der Bearbeitung von Aufträgen aufwendige und damit kostenintensive Bearbeitungs- und Prüfungsschritte z.B. im Posteingang, der Rechnungserfassung, rechnerischen und sachlichen Prüfung sowie deren Freigabe zur Regulierung minimiert werden.

Dabei werden wir Ihnen beide Seiten der Auftragsbearbeitung am konkreten Beispiel vorführen: die von Ihnen als Mitarbeiter eines Wohnungsunternehmens sowie aus Sicht des beauftragten Handwerkers.

Von der Auftragserteilung an den Handwerker in immotion®, der Übermittlung der Auftragsdaten an den Auftragnehmer bis hin zur Rechnungsstellung der beauftragten Leistung und Ihrer Prüfung der Rechnungsdaten, wird Ihnen an einem Praxisbeispiel die Funktionalität der webbasierten Lösung erläutert.

Zielgruppe: Wohnungsunternehmen, die sich für eine digitale und effiziente Abwicklung von Aufträgen der Kleininstandhaltung interessieren.

In unserem Webinar "Mobile Arbeitsprozesse mit i-mobil®" stellen wir Ihnen am Beispiel der Mobilen Wohnungsabnahme die effiziente Bearbeitung von mobilen Geschäftsprozessen vor.

Im Anschluss an die Kündigungsbearbeitung in Ihrem ERP-System immotion® können alle relevanten Informationen an das Endgerät des Außendienstmitarbeiters für eine weitere Bearbeitung (z.B. Termin Wohnungsabnahme) übergeben werden, sodass der Prozess ohne Medienbruch auf einem Tablet vor Ort fortgesetzt werden kann.

Eine zeitaufwendige Vorbereitung der Unterlagen für den Außendienst (z.B. die Aufbereitung des Papierprotokolls sowie das Zusammenfügen der Informationen aus der Mieterakte) entfällt, da alle relevanten Daten als Termin an das Endgerät übertragen werden können.

Während des Termins können u.a. Räume, Ausstattungen, Zähler, Mängel und Sondervereinbarungen in dem Protokoll gepflegt und ergänzt werden. Auch ein Hinzufügen von weiteren Personen z.B. in Vollmacht oder in Vertretung sowie eine Fotointegration zur Beweissicherung ist möglich.

Für eine effektive Bearbeitung vor Ort können über die Standardfunktionalitäten heraus individuelle Ankreuzfelder in Form einer Checkliste sowie weitere individuelle Felder hinterlegt werden.

Nach Abschluss des Termins kann das generierte Protokoll automatisiert an den Mieter sowie an interne Mitarbeiter weitergeleitet werden. Geänderte und neu hinzugefügte Informationen (wie u.a. Räume, Ausstattungen, Personen) werden mit Hilfe der bidirektionalen Schnittstelle an immotion® für die automatisierte Bestandspflege übertragen. Ein händisches Nachpflegen der Informationen entfällt.

Zielgruppe: Wohnungsunternehmen, die sich für die Einführung Mobiler Lösungen auf Tablets für den Außendienst interessieren.

Ich bin Ihr Ansprechpartner

Roy Hinte

Prokurist | Bereichsleiter Fachvertrieb & Partnermanagement