Module & Leistungen

Mehrwert im Immobilienmanagement

immotion® – Produktübersicht

immotion® Kernfunktionalitäten

Die Hauswirtschaft bildet den Kern der Verwaltung von Wirtschaftseinheiten und Mietverträge.Die erforderlichen Vertragsdaten von den Abrechnungsschlüsseln bis zur Dokumentation der Zins- berechnung von Kautionsvereinbarungen werden vorgehalten und ermöglichen eine schnelle Auskunftsfähigkeit gegenüber den Mietern.

Die Umlagenabrechung unterstätzt u.a. die unterjährige Änderung von Verteilerschlüsseln und ermittelt automatisiert die zeitlich gewichteten Werte für den Anwender genauso, wie den Nachweis von Kostensteigerung sowie die Erläuterung der Anpassung von Vorauszahlungen.

Mit dem elektronischen Heizkostendatenträgeraustausch wird der Aufwand für die Erstellung der Betriebs- und Heizkostenabrechnung reduziert. So kann die Heizkostenabrechnungen vollständig integriert in der Umlagenabrechnung dargestellt werden.

Es werden alle gängigen Mieterhöhungsvarianten berücksichtigt und der Anwender bei der Verwaltung der Mieterhöhungsbegehren unterstützt.

Das 5-stufige integrierte Mahnwesen unterstützt das aussergerichtliche Mahnwesen und erlaubt die Darstellung der tatsächlich gezahlten Mietpositionen auf der Sollartenebene (Ist-Werte) und dokumentiert jeden Mahnlauf in der Mahnhistorie eines Mieters. Für die weitere privatrechtliche Verfolgung der Forderungen sowie die Unterstützung des gerichtlichen Mahnverfahrens steht eine Schnittstelle zur Integration externer Partnerlösungen zur Verfügung.

Im Rahmen der Ist-Verarbeitung können Einzelpositionen der Miete (Grundmiete oder Kaltmiete, Vorauszahlung für Heizung, Vorauszahlung für Betriebskosten usw.) auf dem jeweiligen Mieter- konto dargestellt und den eingehenden Zahlungen entsprechend den Weisungen des Zahlungs- pflichtigen manuell oder anhand einer hinterlegten Prioritätenliste automatisch zugeordnet werden. Bei der Ist-Verarbeitung werden die Zahlungen nach einzelnen Sollarten und Sollstellungsterminen aufgesplittet und entsprechend erfasst.

Für die Teilnahme an Betriebskostenbenchmarking-Verfahren steht eine Schnittstellenlösung zur Verfügung, die die führenden Anwendungen der Verbände unterstützt.Es können Miet- und Pachteinheiten  verwaltet werden. 

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Rechnungswesen


Die Finanzbuchhaltung bildet die Grundlage für das immobilienwirtschaftliche ERP-System immotion® und gibt Auskunft über alle buchhalterischen Vorgänge im Unternehmen. Durch die Anbindung der Nebenbuchhaltungen sowie die Integration von Wirtschaftsplänen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen steht ein umfassendes Rechnungswesen zur kaufmännischen Unternehmenssteuerung zur Verfügung. 

Folgende Leistungsmerkmale stehen im Bereich Kreditoren / Debitoren zur Verfügung

  • Verwaltung von kreditorischen und debitorischen Konten
  • Kontenpflege der offenen Posten
  • Automatische Berücksichtigung der Regelungen zur Bauabzugssteuer  

Folgende Leistungsmerkmale stehen im Bereich Rechnungseingangsbuch zur Verfügung

  • Verwalten der Eingangrechnung gemäß ihrem Status (erfasst, gedruckt, gebucht, gezahlt)
  • Druck von Kontierbelegen und Erfassungsnachweisen
  • Statistische Auswertungen
  • Integration in die Bereiche Auftragsverwaltung und Baubuch sowie Fortschreibung der dort vorhandenen Informationen  

Folgende Leistungsmerkmale stehen im Bereich Dauerbuchungen zur Verfügung (ab immotion® business)

  • Verwaltung wiederkehrender Zahlungen
  • Bereitstellung der periodischen Buchungen
  • Automatische Regulierung der Offenen Posten  

Folgende Schnittstellen stehen im zur Verfügung (weitere a.A.)

  • Standard-Importschnittstelle
  • Export für das gerichtliche Mahnverfahren  

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Wirtschaftsplan, BWA's und BEAB


Die Verwaltung der Wirtschaftspläne und deren Soll/Ist-Analyse ist die Grundlage der mit immotion® realisierten Controllingpyramide von der einfachen Excel-Auswertung bis hin zum DataWarehouse.

Durch die Vorgabe von Einzelwerten oder die Unterstützung mit Planungshilfen können Szenarien abgebildet und tagesaktuell ausgewertet werden.

In der Betriebsabrechnung werden die auf Leistungsbereichen gebuchten Gemeinkosten verteilt und zur Auswertung bereitgestellt. Verteilt werden die gebuchten Werte (Istwerte). Es können aber auch die Planwerte aus einem Wirtschaftsplan berücksichtigt werden. 

immotion® Module & Leistungen

Mit der integrierten Vorgangsbearbeitung von immotion® steht ein CRM-Modul für die Mieterbetreuung und Dokumentation der laufenden Aktivitäten zur Verfügung. Eingehende Anfragen können über das System in die Fachabteilungen zur Bearbeitung gesteuert werden. 

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Screenshot Vorgangsbearbeitung »

Das integrierte Vermietmanagement unterstützt den Anwender durchgängig bei der aktiven Vermarktung und Neuvermietung frei werdender Mieteinheiten.

Der Vermietungsprozess wird automatisch über den Mieterwechsel mit Kündigungsdatum angestoßen. Anschließend kann die Mieteinheit für die Vermarktung aufbereitet und automatisch mit Mietgesuchen abgeglichen werden.

Je Interessent können standardisierte und individuelle Gesuchskriterien hinterlegt und für die Recherche genutzt werden. Somit kann für den Mietinteressenten ein auf seine Anforderungen abgestimmtes Angebot erstellt werden.

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Screenshot Vermietmanagement »

Mit der WEG-Verwaltung werden Wohnungseigentümergemeinschaften, das Sonder- und Gemeinschaftseigentum über immotion® verwaltet und die Grundlagen für eine professionelle kaufmännische Objektbetreuung gelegt.

Die erforderlichen Vertragsdaten von den Miteigentumsanteilen bis zu den Hausgeldern werden vorgehalten und ermöglichen eine schnelle Auskunftsfähigkeit gegenüber der Gemeinschaft und den Sondereigentümern.

Die Anwendung unterstützt den Verwalter bei der Erhebung und Abrechnung einer Sonderumlage , genauso wie bei der Vorbereitung einer Eigentümerversammlung mit Anwesenheitsliste, Tagesordnung, Beschlußsammlung und der Wirtschaftsplanung bzw. der Hausgeldab- und Neuberechnung, inkl. BGH Urteil V ZR 44/09.

Über eine Funktion in der Sondereigentumsverwaltung erfolgt eine automatisierte Übergabe der umlagefähigen Kosten der Hausgeldabrechnung in die Mietfremdverwaltung für die Erstellung einer Umlagenabrechnung bei nicht selbst genutztem Sondereigentum.

Folgende Leistungsmerkmale stehen zur Verfügung:

  • Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften, Sonder- und Gemeinschaftseigentum
  • Hausgeldabrechnung und Hausgeldneuberechnung auf Basis der integrierten Wirtschaftsplanung
  • Ist-Verarbeitung mit Vorgabe von Prioriäten bis zum automatisiertem Buchen von Hausgeldzahlungen
  • Auswertungen der Sondereigentümer und Hausgeldzahlungen, Verwaltungsübergabe und Abgabe und weiterer Anforderungen an das Reporting.

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Screenshot WEG-Verwaltung »

Mit der Auftragsverwaltung werden Störungsmeldungen für eine Wirtschaftseinheit oder eine einzelne Mieteinheit direkt im System erfasst und als Auftrag über immotion® bis zur Erledigung verwaltet.

Bei der Auftragserfassung wird der gemeldete Schaden direkt einem Störungsort und einem möglichen Auftragnehmer zugeordnet. Der Auftrag wird um Kontaktdaten, geforderte Leistung und bei Bedarf um weitere Details ergänzt und per Brief, Fax, eMail oder auch ein Handwerkerportal an den Auftragnehmer übertragen.

Dabei unterstützt die Anwendung die schnelle Bearbeitung mit auswählbaren Gewerken, Auftragnehmern, Leistungsbeschreibungen und der optionalen Vorgabe eines Auftragswertes.

Die Vergabe der Aufträge erfolgt gegen Budgets, die eine Planung und Kontrolle auf der Ebene von Wirtschaftseinheiten und Sachbearbeitern ermöglichen und sich automatisch fortschreiben.

Mit der Erfassung im Rechnungseingangsbuch und/oder Buchung wird der Auftrag automatisch erledigt und somit im technischen Bestandsmanagement zum Objekt dokumentiert. 

Handwerkerportal

  • Online Übermittlung des in immotion® erfassten Auftrags an das Portal
  • Annahme und Nachweis der Erledigung durch den Handwerker erfolgen online
  • Prüfung des digitalen Arbeitsnachweises im Portal und Einlesen der Rechnung in die Finanzbuchhaltung von immotion® 

Regiebetrieb (Lerf, Fakt, Mawi)


Mit der Leistungserfassung können auftragsbezogene Leistungen des Regiebetriebes erfasst und zum Nachweis gebracht werden. Mit der Faktura können erbrachte oder abgerechnete Leistungen (Regiebetrieb oder Handwerker) an Schadensverursacher (Mieter oder fremde Dritte) abgerechnet werden.


Die Grundlagen der Berechnung können erfasst oder automatisch aus den Reparaturaufträgen übernommen werden. Die Rechnungsbeträge werden auf Empfängerkonten gebucht. Mit der Materialwirtschaft erfolgt die Verwaltung von Artikeln bis hin zur Unterstützung bei der Inventur.

Vertragsmanagement und Wartung

  • Verwalten und Auswerten von Wartungsverträgen
  • Generieren von wiederkehrenden Ereignissen und deren Kontrolle
  • Zuweisen von Ereignissen zu Ausstattungsmerkmalen aus dem Technischen Objektmanagement
  • Anbindung an die Auftragvergabe aus dem Bestandsmanagement für das Erfassen von Aufträgen für die zugewiesenen Austattungsmerkmale
  • Unterstützung bei der Kündigung von Verträgen  

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Screenshot Bestandsmanagement »

Bank


Über das Modul wird der Datenträgeraustausch mit den Banken verwaltet. Zum Einen werden Zahlungsaufträge und Einmalzahlungen generiert und als Datei zur Verfügung gestellt und zum Anderen Überweisungen durch Elektronik Banking oder BK01® unter immotion® automatisiert.

Aufgrund der Wertstellungen werden Zahlungen entsprechend der Zahlungstermine aufbereitet und angewiesen. Automatisch erfolgt die Belastung auf den entsprechenden Kostenkonten. Für den beleglosen Datenaustausch stehen neben der klassischen Diskette auch Online- Verfahren der Banken zur Verfügung.

Durch das Einlesen von Kontoauszugsdateien in den Formaten SWIFT MT940 oder DTAUS und eine standardisierbare Vorkontierung reduziert sich der Aufwand beim Buchen von Bankbewegungen. Mit BK01® werden Buchung und Zahlung über virtuelle Kontonummern eindeutig und komfortabel zugewiesen. Auch das neue BK@1®-Verfahren ist zertifiziert. Beide Verfahren bieten sich an, wenn der Auslöser des Zahlungsflusses ein Mieter / Eigentümer per Dauerauftrag oder überweisung ist oder ein Versorger abbucht.


Mit dem Programm zur Kassenverwaltung (CASH) lassen sich 10 Kassen führen, die Zahlungsvorgänge in bis zu 999 Geschäftsvorfällen organisieren und über Kassenjournale bewegen für die Finanzbuchhaltung abstellen. 

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Screenshot Bank »

Über dieses Modul werden alle Inventare des Unternehmens verwaltet und wahlweise nach Gesichtspunkten des Handels- und Steuerrechts abgeschrieben.

Die Nebenbuchhaltung für das Anlagevermögen und die Hauptkonten der Finanzbuchhaltung sind verknüpft.

Neben der Wertebuchhaltung kann auch eine Flächenverwaltung im Anlagevermögen geführt werden. 

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Screenshot Anlagevermögen »

Die Ad-Hoc Datenanalyse ist ein in immotion® integriertes Analyse-Tool zur Konsolidierung und Darstellung von Informationen aus unterschiedlichen Modulen. Über Views werden aktuelle Inhalte aus der Datenbank zur Verfügung gestellt, individuell aufbereitet und in Excel ausgewertet und visualisiert.

Zur Auswertung kann eine Beschreibung hinterlegt werden. Werte und Felder können mit eigenen Überschriften (Alias) an den Sprachgebrauch im Unternehmen angepasst oder gegenüber Dritten dargestellt werden. Weitere Filter, Sortierungen und Gruppierungen erlauben auch firmenübergreifende Auswertungen. Die Bereitstellung der ausgewerteten Daten im Excel-Format ermöglicht den Transfer und die weitere Analyse dieser Daten an jedem Ort.

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Screenshot Ad-Hoc Datenanalyse »

Über das Modul werden sowohl Passiv- als auch Aktiv-Darlehen geführt. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten und anderen Darlehensgebern werden als Passivdarlehen und Mieter- oder Arbeitgeberdarlehen als Aktivdarlehen verwaltet.


Für jedes Darlehen können bereits vereinbarten Konditionsänderungen als Vormerkungen hinterlegt werden. So lassen sich komplette Tilgungspläne über die gesamte Laufzeit eines Darlehens darstellen. 

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Screenshot Kapitaldienst »

Mit dem Modul für das Baubuch werden die Herstellkosten für mittlere bis große Baumaßnahmen dokumentiert und kontrolliert.


Zu jeder Maßnahme wird ein individueller Gewerkeplan definiert. Für die Projekte "Gewerke" können auf Gewerkeebene Planzahlen erfasst werden. Die Vergabewerte aus der Bauauftragsverwaltung stehen im Baubuch ebenfalls zur Verfügung.

Der Zufluss der Istwerte in das Baubuch erfolgt automatisch mit der Rechnungseingangsbearbeitung. Auf diese Weise kann im finanztechnischen Bereich im Rahmen des Soll- Istvergleichs stets der Fertig-stellungsgrad der Maßnahmen begleitet werden. Ein interessanter Einsatzschwerpunkt für das Baubuch ist denkbar im Bereich von Betreuungsbauten und Erwerbsbaumaßnahmen (Baufortschrittsaufstellungen, Mittelabrufe, Endabrechnungen).


Mit der Bauauftragsverwaltung können die Einzelaufträge der Vergabe sowie evtl. Nachaufträge geführt werden. Auf diese Weise können auch die vereinbarten Einzelleistungen, Termine und Abschlagsrechnungen dokumentiert und nachgeführt werden.

Mit Hilfe abgeschlossener Bauaufträge kann eine nachgeschaltete Gewährleistungsorganisation zur Verwaltung der Sicherheitseinbehalte/-garantien genutzt werden.  

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Screenshot Baubuch »

Mit dem Bestandsinformationssystem (Add-On) werden ergänzend zur kaufmännischen Verwaltung von Wirtschaftseinheiten und Mietverträgen die Gebäude, Hauseingänge, Mieteinheiten, Räume und Konstruktionen/Ausstattungen detailliert verwaltet. Ein Hauptaugenmerk liegt auf der Darstellung der Ausstattungsmerkmale und deren nachhaltiger Fortschreibung über die Integration in die Auftragsverwaltung. Daneben können auch unbebaute Flächen mit Ausstattungsmerkmalen z.B. Spielplatzgeräte verwaltet werden.

Folgende Leistungsmerkmale stehen zur Verfügung:

  • Verwaltung von Gebäuden, Hauseingängen, Mieteinheiten, Konstruktionsmerkmalen, Räumen und Ausstattungselementen
  • Anbindung an das kaufmännische Datenmodell (z.B. Mietverträge, Auftragsverwaltung, Vertragsorganisation, Vermietmanagement)
  • Fortschreibung der erfassten Bestandsdaten über die Auftragsbearbeitung • Verwaltung von unbebauten, befestigten und unbefestigten Flächen wie z.B. Grün- und Außenanlagen, Müllstandorte, Versorgungsleitungen
  • WE-Explorer zur Darstellung der Datenstruktur

Das Bestandsinformationssystem stellt auch Steckbriefe für die Wirtschafts- und Mieteinheiten zur Verfügung. Die Objektbetreuung wird weiterhin durch Abnahme-/Übergabeprotokolle für die Mieterwechsel unterstützt. Darüber hinaus wird die Darstellung der Gebäudeumgebung durch die Anbindung einer Kartenfunktion unterstützt.

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Screenshot Bestandsinformationssystem »

Mit dem Grundstückswesen kann ein detailliertes Verzeichnis von Flur- und Grundstücken und Grundbüchern geführt werden. 

Im Bereich Grundbuch können alle relevanten Informationen, vom Bestandsverzeichnis bis zur Abteilung III verwaltet werden. Diese Informationen bilden auch die Grundlage für die Verknüpfung zu anderen Modulen, z.B. dem Kapitaldienst.

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Screenshot Grundstückswesen »

Für Unternehmen mit der Rechtsform einer Genossenschaft kommt das AddOn Mitgliederverwaltung zum Einsatz. Die Mitgliederorganisation deckt alle genossenschaftlichen Funktionalitäten ab. Alle Vorgänge und Bewegungen können über einen beliebigen Zeitraum gespeichert und nachvollzogen werden.


Alle Geschäftsvorfälle im Zusammenhang mit der Mitgliederverwaltung und der Verwaltung von Anteilen (Beitritt, Zeichnung und Kündigung von Anteilen, Übertragung, Ausscheiden) werden in einem gesonderten Verwaltungsprogramm bearbeitet. Alle Vorgänge werden abschnittsweise für die Vorstandsentscheidungen als Vorlage aufbereitet. Die Vorstandsprotokolle werden automatisch verarbeitet und dokumentiert. Die Bestandsveränderungen werden darüber hinaus mit einer internen Registerliste geführt.

Die geldwerten Buchungen werden vollständig integriert mit den Buchungsprogrammen der Finanzbuchhaltung bearbeitet.


Weiterhin können Lage- und Grundrisspläne verwaltet werden, die dann auch als Navigationsmöglichkeit den Zugriff auf die Daten von TOMM ermöglichen.

Das umfassende Angebot von Auswertungen unterstützt den Anwender sowohl bei der täglichen Arbeit als auch bei den Nachweisen im Rahmen des Jahresabschlusses.


Neben der Verwaltung der Mitgliedschaft stehen auch Programmfunktionen zu Erstellung von Dividendenabrechnungen und der Verwaltung von Wohnungsbauprämienanträgen zur Verfügung.

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Screenshot Mitgliederwesen »

Ansprechpartner

Roy Hinte
Bereichsleiter Fachvertrieb & Partnermanagement

0421-49134-422 0421-49134-808

Anne-Marie May
Vertrieb & Key Account

0421-49134-422 0421-49134-837