Datenschutz in der Wohnungswirtschaft – Expertise ist gefragt

Am 28. Januar 2020 wird zum 14. Mal der Europäische Datenschutztag gefeiert. Er erinnert an die Unterzeichnung der ersten Europaratskonvention zum Datenschutz am 28.01.1981. Für uns Grund genug, uns mit dem Datenschutzexperten Lars Eckenbach unseres Partner- und Tochterunternehmens ImmoProConsult GmbH über aktuelle Entwicklungen rund um das Thema Datenschutz zu unterhalten.

Hallo Herr Eckenbach, Datenschutz ist auch über den Europäischen Datenschutztag hinaus ein sehr präsentes Thema. Was sind Ihrer Einschätzung nach die Gründe dafür? 

Das liegt meines Erachtens daran, dass man um das Thema schlichtweg nicht herumkommt. Tag täglich sind wir gezwungen, unsere personenbezogenen Daten preiszugeben. Selbst beim Brötchenkauf bleibe ich nicht anonym, wenn ich auf den Einsatz von Bargeld verzichte. Häufig werden die persönlichen Daten ja auch bereitwillig geteilt, um sich das Leben ein Stück weit komfortabler zu machen. Shopping, Banking oder auch der Reparaturauftrag beim Vermieter: alles von der Couch aus. Der Preis für die Bequemlichkeit sind meine Daten. Daten sind unter Fachleuten längst schon eine eigene Währung, was sich ja nicht zuletzt an den immensen Börsenwerten beispielsweise von sozialen Netzwerken ablesen lässt. 

Inwiefern stellen Sie dadurch Veränderungen am Markt und in Ihrer täglichen Arbeit fest? 

Die Leute werden einfach sensibler, was den Umgang mit Ihren Daten angeht. Damit meine ich gar nicht das Preisgeben der Daten als solches, sondern eher das Interesse daran, wie der Empfänger meiner Daten mit diesen umgeht und diese schützt. So kommt es vor, dass die Leute durchaus bereit sind, ihre Daten herzugeben, aber dennoch ein Stück weit verunsichert bleiben, ob ihre Daten auch so verarbeitet werden, wie sie es sich vorstellen, beziehungsweise, wie es die Datenschutzgrundverordnung vorschreibt.  

Ändert sich durch diese Entwicklung die Rolle des Datenschutzbeauftragten?  

Ja und nein. Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind nach wie vor weitestgehend dieselben. Aber die Offenheit gegenüber dem Thema Datenschutz ist durchaus gewachsen. Durch die gestiegene Sensibilität der Kunden und dem damit verbundenen Interesse am Umgang mit ihren Daten, sind auch unsere Mandanten noch mehr gefordert, sich dem Thema zu stellen. Insbesondere auch deshalb, weil die Aufsichtsbehörden nach und nach von sich reden machen und immer drastischere Strafen verhängen. Die Rolle des Datenschutzbeauftragten wird somit „wichtiger“, weil dieser mir in meinem Unternehmen dabei helfen kann, mich regelkonform zu verhalten. Das war vor der DSGVO zwar auch schon wichtig, aber im Falle eines Falles nicht so teuer, falls der Datenschutz einmal nicht so ernst genommen wurde. 

Eine dieser angesprochenen drastischen Strafen hat ein Wohnungsunternehmen getroffen. Worin liegen die Besonderheiten in der Zusammenarbeit mit Wohnungsunternehmen? Gibt es in der Branche besondere Herausforderungen? 

Die Besonderheiten liegen darin, dass nahezu alle Menschen mit dem Thema Wohnen etwas zu tun haben. So haben die meisten Leute im Laufe Ihres Lebens auch mal Kontakt zu einem Vermieter. Wir alle wissen, dass viele Vermieter im Rahmen einer Vermietung nahezu alles von ihren Mietinteressenten wissen wollen. Das kann man ja auch verstehen. Es geht um ein kostenintensives Gut und dieses möchte man natürlich jederzeit gut vermietet wissen. Aber kann man wirklich über die Erhebung von diversen Daten eine Beurteilung über gut und nicht gut treffen? Und was darf ich überhaupt wann erfragen? Denn auch als Vermieter habe ich mich natürlich an die eng gesteckten Vorgaben der DSGVO zu halten. Aber gerade in Zeiten eines – vor allem in Städten – angespannten Wohnungsmarkts, wird ein möglicher Interessent sich eher nicht trauen, seinem Vermieter in spe mitzuteilen, dass er die von ihm geforderten Daten mit Hinblick auf die DSGVO nicht preisgeben wird.  

Eine weitere Herausforderung ist, dass es in der Regel auf eine zu vermietende Wohnung mehr als eine Anfrage gibt. Vermietet wird aber nur einmal und die anderen Interessenten gehen leer aus. Was mache ich mit deren Daten? Wie verhalte ich mich als Vermieter DSGVO-konform. Oftmals sind es auch die Interessenten, die keine Wohnung bekommen haben, die nun ganz arg am Thema Datenschutz interessiert sind. Was auch immer an dieser Stelle der Antrieb sein mag. 

Inwiefern können Sie als Berater und Datenschutzbeauftragter Ihr Knowhow denn in die tägliche Arbeit von Wohnungsunternehmen einbringen? 

An erste Stelle dadurch, dass ich selbst aus der Branche komme. Dasselbe trifft auf all meine Kollegen zu. Daher müssen unsere Kunden mir nicht erst groß und breit erklären, was sie in ihrem Tagesgeschäft machen, wo die Herausforderungen liegen und an welchen verschiedenen Stellen die personenbezogenen Daten der Kunden bzw. Mieter verarbeitet werden. Dieses Branchenwissen hilft natürlich bei der proaktiven Beratung, denn letztendlich haben Wohnungsunternehmen natürlich andere Abläufe und Ansprüche, als beispielsweise ein Krankenhaus. Daher sind wir der Lage, unsere Mandate über die Rolle des Datenschutzbeauftragten hinaus zu erfüllen. Als Organisationsberater bringen wir uns proaktiv in die Verbesserung von Prozessen in den Wohnungsunternehmen ein und packen dort mit an, wo es anzupacken gilt. Als Tochterunternehmen der GAP-Group verfügen wir zudem über ein sehr fundiertes Wissen zur wohnungswirtschaftlichen Software immotion®, welche für viele unserer Kunden das zentrale Arbeitstool ist. 

Wie sieht die Zusammenarbeit zwischen der ImmoProConsult und der GAP genau aus? 

Letzten Endes geht es darum, Synergien aus unseren Kompetenzen zu erzeugen, so dass der Kunde profitiert. Wir profitieren von den Softwarekenntnissen und im Umkehrschluss fließen unsere Expertise und Erfahrungen in die Weiterentwicklung von immotion®. Durch diesen Dialog erfüllt die Software stets die Anforderungen der DSGVO, welche bei Änderungen auch kostenfrei an den Kunden weitergegeben werden. Andersherum ist die GAP-Group als Branchenpartner bei den Kunden bekannt, so dass sie bei Fragen und Problemen von Kunden direkt auf uns verweisen kann. Der Kunde bekommt die Lösung letztendlich aus einer Hand, was effizient ist und langfristiges Vertrauen generiert. Wir sind absolut überzeugt, dass diese Zusammenarbeit für alle Beteiligten wesentliche Vorteile bietet und pflegen daher einen sehr intensiven Austausch.

Kundenmeinung:
Wir nutzen seit vielen Jahren immotion®. Die kombinierte Expertise der GAP und der ImmoProConsult, welche mich in Datenschutzfragen berät, ist für mich als Kunde – nicht zuletzt durch den Branchenfokus – die optimale Variante.“
(Jens Schünemann, Geschäftsführer der Wohnungsbaugesellschaft Pasewalk)

Autor: Volker Koch

 

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